Workflowmanagement
Mit dem Einsatz von myPayFlow können Sie umfassende Workflowszenarien für die Rationalisierung der betrieblichen Abläufe erzeugen. Sie werden imstande sein, betriebliche Abläufe zu automatisieren, wobei angelegte Belege mittels E-Mails mit Aufgabenzuordnung von einem Benutzern an den anderen weitergeleitet werden. Jeder Benutzer eines definierten Workflows kann eine Vielzahl von Aufgaben wie Prüfung eines Belegs, Bearbeitung der angehängten Dokumente, Hinzufügung von Anlagen und vieles mehr durchführen, bevor das Batch an dem (den) nächsten Mitarbeiter(n) weitergegeben wird.
Es können wiederkehrende Workflows für die Verwaltung von Verfahren im Rahmen der ISO-Dokumentenlenkung oder zur Erfüllung von gesetzlichen Bestimmungen eingerichtet werden, wobei Belege automatisch weitergeleitet und durch definierte Benutzer vor der Ablehnung oder der Freigabe überprüft werden.
Sämtliche Schritte und Aufgaben des Workflows werden für nachfolgende Audits sorgfältig verfolgt und aufgezeichnet. Auditprotokolle können rasch abgerufen und den entsprechenden Parteien in Situationen wie E-Discovery vorgelegt werden.
Benutzer mit Zugriffsberechtigung können diese Belege und die aktuellen Workflowstatus jederzeit verfolgen.
Vorteile des Workflowmanagements
- Standardisierte Handhabung der Belege und der Ausgaben durch automatisierte Betriebsabläufe.
- Flächendeckend standardisierte Belegverwaltung.
- Sorgfältige Verfolgung und Prüfung der Betriebsabläufe und der Belegbearbeitung.
- Verbesserte Qualität der Inhalte.
- Vermeidung der Risiken im Zusammenhang mit Fehlern und Unterlassungen.
- Nachrichten und Warnungen für die Beachtung der Termine und für eine gleichmäßige Arbeitsbelastung.
- Eskalation von Aufgaben für die rechtzeitige Erfüllung der Arbeitsaufträge.
- Rationalisierung der regelmäßigen Geschäftsabläufe für die einheitliche Arbeitsweise